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Algunos amigos...
CASO 1 - Cuentas con relativamente pocos movimientos.
OBJETIVO: Evitar la introducción manual de asientos contables de movimientos bancarios.
Descripción de la situación
Este usuario sólo pretendía no tener que introducir a mano los movimientos de sus bancos, ya que cometía muchos errores. Contabilizaba una única cuenta de banco con unos 1000 apuntes anuales, que le suponía dos días de trabajo entre introducción y revisiones. Asumía que tras la importación del fichero generado por Import43 tendría que reclasificar manualmente la contrapartida de cada movimiento.
Actuaciones en el programa de contabilidad
Creó una subcuenta para utilizarla como contrapartida por defecto en todos los movimientos. La subcuenta de su banco era 5720001, la creada para servir de contrapartida era 5729001. Así, en cada asiento, un apunte se asignaría a la subcuenta 5720001 y el otro a la 5729001.
Actuaciones en Import43
Cuentas
Sólo configuró una cuenta. A Subcuenta y Contrapartida les asignó 5720001 y 5729001, respectivamente.
Resultados obtenidos
No más errores
Gracias a Import43 tiene la seguridad de haber introducido la información exactamente como la genera su banco, de manera que las únicas poibilidades de descuadre vienen por la entrada de movimientos procesados dos veces o por no haber procesado alguno/s. Ambas cosas se deben exclusivamente al usuario y son fácilmente detectables y de muy rápida solución: Import43 le informa de la última fecha que procesó.
Sistema de clasificación
Por cada sesión de trabajo, este usuario imprime un extracto de la subcuenta 5729001. Desde su ventana de edición de asientos edita los apuntes que no son por ingresos de efectivo, asignándoles la subcuenta que les corresponda: de gasto, de proveedor, de acreedor, etc.
El resto, es decir, los ingresos de efectivo, que suponen un 30% de los movimientos, los reclasifica en bloque, cambiando la subcuenta 5729001 por 5700000 (Caja); huelga decir que ha acabado por crear un filtro para no tener que editar estos asientos.
Ahorro de tiempo
El tiempo dedicado a contabilización de bancos pasó de dos días completos a un par de horas, 'solamente' un 90% menos.
Simplificación del archivo
El sistema de archivo actual es: archivar el sobre sin abrirlo, indicando la fecha de recepción. Sólo se abre alguna carta si tras procesar la información es necesario: liquidaciones de intereses, recibos-factura, etc.
Conclusiones
La gran beneficiaria de la implantación de Import43 en este caso es, como en todos los estudiados, la eficiencia, que se plasma en el ahorro de tiempo, que era el objetivo perseguido y conseguido.
Este caso ejemplifica el uso más sencillo de Import43 y, en cierta medida, es una esquematización de la realidad, no obstante lo cual es plenamente extrapolable y 'escalable'.