Import43 - Casos de estudio: CASO 2

CASO 2 - Empresa de venta menor con sucursales.

OBJETIVO: utilización de la contabilidad como herramienta de conciliación.

Descripción de la situación

Esta empresa quería resolver, entre otros, el problema de conciliación de los ingresos por tarjeta y efectivo procedentes de sus doce tiendas abiertas al público.

Éstas estaban en diferentes localidades y cada una de ellas tenía un TPV (ordenador+caja registradora) y dos datáfonos (los dispositivos lectores de tarjetas que instalan los bancos en los establecimientos comerciales) de entidades financieras diferentes; todas las mañanas se ingresaba el efectivo del día anterior.

Todas las operaciones de entrada y salida de fondos realizadas en las tiendas eran registradas en los TPV por los empleados, generándose los asientos contables correspondientes, que eran importados a la contabilidad en las oficinas centrales.

Hasta la llegada de Import43 se daban por buenos los datos introducidos por los empleados, contabilizándose directamente desde los TPV a las subcuentas de los bancos. Cuando llegaban los extractos bancarios se punteaban los movimientos de ingresos con los asientos procedentes de los TPV.

La introducción manual de los apuntes contables desde los extractos, para conciliarlos después, ni se consideraba: (12 tiendas) x (300 días abiertas) x (5 asientos por día) = 18.000 asientos ¡sólo por los conceptos de ingreso!

Las consecuencias de esto son fáciles de prever: los bancos contabilizados NUNCA conciliaban con los extractos. Aunque las cantidades fueran correctas, era frecuente equivocarse de entidad bancaria al introducir los datos en los TPV y muy laborioso localizar el origen de la discrepancia; por no hablar de cuando el error estaba en la cantidad. Y qué decir ante situaciones creadas por empleados desleales, que contabilizaban ingresos que no hacían, aprovechando la demora en localizar la fechoría. Finalmente, se optaba por cuadrar los bancos 'con calzador' como mal menor.

Actuaciones en el programa de contabilidad

Creó subcuentas para utilizarlas como contrapartida por defecto en los movimientos que no fueran de ingresos por tarjetas de las tiendas. Si las subcuentas de bancos seguían el patrón 572000nn, las creadas para servir de contrapartida eran 572900nn. Así, en cada asiento del banco 1, un apunte se asignaría a la subcuenta 57200001 y el otro a la 57290001, por ejemplo.

Creó un grupo de cuentas (5701) al que llamó 'Caja, tarjetas de crédito'. Después creó una subcuenta de este grupo por cada una de las doce tiendas: 57010001..57010012. Previamente, cada tienda disponía de una subcuenta de 'Caja tienda nn, efectivo' en la contabilidad.

Modificó la configuración de los TPV para que los apuntes contables se generaran de esta forma:

Los ingresos en efectivo se imputarían a la subcuenta 572900nn que correspondiera, en lugar de la 572000nn.
Todos los asientos de cobros por tarjetas de crédito pasaron a contabilizarse en subcuentas 570100nn (siendo nn el número de la tienda), en lugar de las diferentes 572000nn que se venían utilizando hasta el momento.

Actuaciones en Import43

Cuentas

Configuró las cuentas de acuerdo con las actuaciones llevadas a cabo en su plan de cuentas, es decir, Subcuenta 572000nn y Contrapartida por defecto 572900nn.

Filtros

Un filtro por tienda y datáfono: 24 en total
Cada movimiento de ingreso por tarjeta en el fichero43 llevaba el número del datáfono en el campo REFERENCIA y el número de concepto propio 009 en una entidad y 025 en otra. Utilizó estas dos circunstancias como condiciones para los filtros, de manera que el esquema de cada filtro fue el siguiente:

Si ((CONCEPTO_PROPIO=[El de IngresoPorTarjeta) y (REFERENCIA=[NúmeroDatafonoTienda])) pon (570100nn[CajaTarjetas de la tienda]) en (Campo CONTRAPARTIDA del asiento)
Filtros para contabilizar las comisiones
Las dos entidades asentaban los movimientos por cobros con tarjetas separando en apuntes distintos el ingreso por el nominal de la comisión cargada por la transacción. En los ficheros43, el cargo por comisiones se distinguía del abono del nominal por el campo CONCEPTO_PROPIO, que era 010 en una entidad y 026 en la otra.

Partiendo de los filtros anteriores creó 24 nuevos para imputar cada comisión a su tienda mediante la utilización de subcuentas 6261. Esto le permitió disponer de información para obtener el ahorro de costes que se explica en el siguiente apartado.

Resultados obtenidos

Información para revisión actualizada y plenamente confiable

Es decir, bancos perfectamente cuadrados y actualizados. Por cuestiones prácticas, la información de bancos se actualiza semanalmente, pero nada impide hacerlo diariamente si es preciso.

Dos grupos de información

5729000n Como Lista de clasificación y conciliación de ingresos en efectivo.

Desde estas cuentas se reclasifican los movimientos que no sean de ingresos en efectivo procedentes de las tiendas, que son relativamente muy pocos. Una vez hecho esto, en la subcuenta quedan dos apuntes en las subcuentas 572900nn para recoger cada ingreso en banco. Dichos apuntes tienen su origen en los asientos generados desde Import43 y los TPV, que siguen el siguiente esquema:

ASIENTOS POR CADA INGRESO EN EFECTIVO desde Tiendas
*PROCEDENCIA*	*DEBE*	*HABER*
Import43	572000nn	572900nn
TPV Tienda	572900nn	570000nn

Como se ve, el sistema descompone cada asiento generado según el sistema empleado con anterioridad (572000nn a 570000nn) en dos asientos, utilizando las subcuentas 572900nn como 'cuenta puente'.

Es decir, un ingreso en efectivo sin incidencias estará dos veces por el mismo importe, pero con signo contrario, en su correspondiente 572900nn. Así, si esta subcuenta presenta saldo cero es que todo está correcto. Con las subcuentas 572000nn y 570000nn no hay que hacer nada en absoluto.

570100nn Para conciliar los ingresos por tarjeta.

De entrada, se ha pasado de tener que conciliar directamente las subcuentas de cada banco (dos 572000nn para todas las tiendas) a conciliar una sola subcuenta por tienda (570100nn). Este cambio de enfoque resuelve problemas de punteo dificultoso en cuentas con información de distintas procedencias (las de los bancos), al tiempo que hace irrelevante que un empleado se equivoque al indicar en su TPV la entidad destino del ingreso, ya que todo acabará en su correspondiente 570100nn.

Los apuntes en las subcuentas 5701000nn provienen de los asientos generados desde Import43 y los TPV, que siguen el siguiente esquema:

ASIENTOS POR CADA INGRESO POR TARJETAS desde Tiendas
*PROCEDENCIA*	*DEBE*	*HABER*
Import43	572000nn	570100nn
TPV Tienda	570100nn	570000nn

Como se ve, el sistema descompone cada asiento generado según el sistema empleado con anterioridad (572000nn a 570000nn) en dos asientos, utilizando las subcuentas 570100nn como 'cuenta puente'.

Es decir, un ingreso por tarjeta sin incidencias estará dos veces por el mismo importe, pero con signo contrario, en su correspondiente 570100nn. Así, si esta subcuenta presenta saldo cero es que todo está correcto. Con las subcuentas 572000nn y 570000nn no hay que hacer nada en absoluto.

El lector ya habrá adivinado que los ingresos en efectivo también pasan este tipo de control, esta vez a través de las cuentas 572900nn. Encontrar cómo constituye un buen reto para el usuario; tómelo como un ejercicio.

Drástica reducción del tiempo dedicado a conciliación.

Aún en el caso del soporte más simple para conciliar (un extracto de la subcuenta en papel), el ahorro de tiempo es enorme. Actualmente, la empresa concilia estas cuentas utilizando una hoja de cálculo. Ha dejado de destinar a estas tareas 150 horas de trabajo anuales; basta una hora semanal para conseguir el mismo resultado.

Detección de incidencias 'en caliente'

Si se detectan incidencias frecuentes en alguna tienda, es factible realizar un seguimiento diario de lo que ocurra. Esta idea ha calado en el personal de las tiendas, que se esmera en la gestión de los fondos.

Ahorro de costes.

Se han conseguido reducciones evaluables e intangibles. Las primeras se exponen a continuación. En cuanto a las segundas inciden directamente en la eficiencia de la administración, que proporciona una información de mucha mayor calidad; el efecto de esta mejora varía en función de la capacidad de aprovechamiento del destinatario de la misma.

De personal
El ahorro de 150 horas representa un mes de trabajo de una persona del departamento de administración y contabilidad. Además, es evidente que destinar 150 horas a tareas no mecánicas es mucho más rentable.
De comisiones bancarias
Al analizar detalladamente la información sobre gastos en comisiones por los cobros con tarjetas, se negoció una rebaja en las mismas que supuso un ahorro anual de unos 3.000 euros .

Conclusiones

¿Cómo podíamos trabajar sin Import43?, se pregunta el jefe de administración con mucha frecuencia. Bromas aparte, en este caso lo más relevante ha sido el efecto multiplicador del ahorro de tiempo, ya que es considerable y se dedica a tareas mucho más productivas.