Import43 - Casos de estudio: CASO 3

CASO 3 - Cuentas con muchos movimientos.

OBJETIVO: contabilización de los mismos por grupos para que cada departamento revise los que le corresponden.

Descripción de la situación

La empresa

El tamaño de esta empresa (30 trabajadores, 6 millones de euros de facturación) y su actividad (venta menor y mayor, prestación de servicios) requieren de una estructura administrativa rígidamente compartimentada: cada departamento tiene asignadas las tareas de gestión y control de su ámbito específico, incluidas las de carácter administrativo.

Para ello cuentan con un sistema informático muy completo: cubre todo el ciclo, desde la asignación presupuestaria hasta el análisis de resultados, pasando por toda la rutina administrativa y contable.

El cuello de botella

A pesar de ello, la gestión de tesorería era la cenicienta del sistema. Es fácil ver la causa: cada departamento volcaba sobre la contabilidad sus propios movimientos de fondos (compras: pagos a proveedores; ventas menor: cobros en efectivo y por tarjetas -ver caso anterior-; ventas mayor y servicios: remesas de clientes), que solían presentar discrepancias con la realidad de los movimientos bancarios.

Las soluciones adoptadas antes de la implantación de Import43 fueron desde destinar personal para contabilizar los bancos de forma independiente hasta adquirir un costoso programa de conciliación bancaria, que cruzaba la contabilidad con los extractos.

La dirección de la empresa pensaba que resultaba poco eficaz utilizar tantos recursos para resolver incidencias que individualmente consideradas no eran más que minucias, pero su auditor se encargaba de recordarle que todas juntas 'pesaban' lo bastante para que hubiera que resolverlas.

Objetivo

Optimizar la gestión de tesorería disminuyendo los recursos dedicados, sin aumentar la carga de trabajo de los demás departamentos.

Actuaciones en el programa de contabilidad

Cambios en Contabilidad

Creación de subcuentas de conciliación por departamentos

572943000 para departamento de ventas mayor y servicios
572950000 para control de cheques y transferencias
572960000 para departamento de compras
5701000nn para departamento de ventas menor (una por tienda)
572990000 para todo lo demás

Utilización del módulo de conciliación interna de subcuentas del programa de contabilidad para las subcuentas anteriores.

Cambios en módulos de gestión

Sustitución de las subcuentas 5720000nn por las de conciliación (5729n00nn) que correspondieran. La 572950000 es común a todos los departamentos: todos pueden emitir cheques o transferencias. Como hasta entonces, cada departamento sigue generando sus propios asientos en la tesorería, solo que sobre subcuentas de conciliación (5729), quedando las 5720 para ser completadas exclusivamente con asientos generados desde Import43.

Actuaciones en Import43

Cuentas

Configuró las cuentas de acuerdo con las actuaciones llevadas a cabo en su plan de cuentas, es decir, Subcuenta 5720000nn y Contrapartida por defecto 5729900nn.

Filtros

Se crearon los siguientes grupos de filtros

Filtros para departamento de venta menor (tiendas)
Véase el caso 'Empresa de venta menor con sucursales'.
Filtros para el resto de departamentos
Cada entidad financiera utiliza una serie de códigos para identificar el tipo de operación de cada movimiento que se colocan en la columna CONCEPTO_PROPIO. Utilizando este campo y el del código de la entidad como condiciones, se generaron los filtros para colocar en la contrapartida de cada asiento generado las subcuentas 572943000, 572950000 o 572960000 que correspondieran. Fueron necesarios una media de quince filtros por entidad.

Nota: obsérvese que se habla de entidades financieras, no de cuentas; esta empresa tenía treinta cuentas corrientes en cinco entidades financieras. En este caso fueron necesarios, por lo tanto, unos setenta y cinco filtros.

Resultados obtenidos

Control EFECTIVO de incidencias desde el departamento de tesorería.

Esto puede parecer una obviedad, pero deja de serlo si se considera que para describir sus funciones antes de la implantación de Import43, el responsable de tesorería sustituía 'Control' por 'Padecimiento'. Ahora dispone en todo momento de información sobre dónde hay incidencias y de su volumen, impulsando su solución. ¿Cómo? Si se consideran los esquemas de los asientos-tipo involucrados

Asientos por cada ENTRADA EN BANCOS
*PROCEDENCIA*	*DEBE*	*HABER*
Import43	5720000nn	5729n00nn
Departamentos	5729n00nn	Subcuenta de abono

Asientos por cada SALIDA DE BANCOS
*PROCEDENCIA*	*DEBE*	*HABER*
Import43	5729n00nn	5720000nn
Departamentos	Subcuenta de cargo	5729n00nn

Se comprenderá que Tesorería debe centrar su atención EXCLUSIVAMENTE en las subcuentas 5729n00nn. Si una subcuenta de este tipo presenta un saldo distinto de cero indica la existencia de incidencias pendientes de resolver. A todas estas subcuentas se les aplica el sistema de conciliación y punteo de subcuentas incluido en el módulo de contabilidad; los apuntes no conciliados son los que presentan incidencias.

Las incidencias se comunican al departamento afectado para su resolución, como se hacía hasta el momento; la diferencia estriba en el hecho de que una incidencia no resuelta tiene un rastro patente en la contabilidad, con lo que si no es resuelta el responsable acaba siendo presionado por la dirección.

Disminución de la carga de trabajo en tesorería

Ya no es necesaria la conciliación de cuentas con la aplicación de gestión de tesorería. Esta se utiliza para su función primordial: gobernar las cuentas en entidades financieras al objeto de optimizar costes financieros.

Conclusiones

Una tesorería bien controlada es la piedra de toque de cualquier contabilidad. Los demás departamentos refunfuñan porque se sienten demasiado controlados. La dirección de la empresa considera que los recursos que ahora se emplean en trabajos de tesorería están plenamente justificados. El auditor opina que lo mejor es que no tiene que emitir opinión al respecto. Los accionistas no comprenden porqué reciben más y mejores ofertas por sus acciones.

Otra vez la eficiencia: se trabaja lo mismo o menos, pero se consigue mucho más.