Import43 - Casos de estudio: CASO 4

CASO 4 - Despacho de asesoramiento fiscal y contable

Descripción de la situación

Cuando desde una asesoría se ha de llevar la contabiliad de la tesorería de los clientes, a las cuestiones que ha de resolver cualquier empresa se suma, y no en último lugar, el hecho de no ser la destinataria directa de la información; depende de que su cliente, que es quien la recibe, la traslade con la fluidez adecuada. No cuesta mucho imaginarse que la tendencia es al caos: pérdidas de extractos o justificantes por el cliente, la asesoría, o ambos, amontonamiento de papel, problemas graves de conciliación derivados de la dificultad de control del trabajo realizado, etc, etc, etc. Esto por hablar sólo de problemas inmediatos. Por estas y otras razones, muchas asesorías se resignan a que la información de tesorería no tenga la misma calidad que el resto.

Hay otra cuestión que no carece de importancia: la prioridad en contabilidad es el registro de facturas emitidas y recibidas, por lo que la tesorería suele quedar al final. Esto puede dar lugar a sorpresas desagradables: cuando se tiene la información de que un cliente declara 'x', pero ingresa 'x+y' suele ser demasiado tarde.

En este caso, el principal problema a resolver era reducir la dependencia de los clientes para conseguir la información. En segundo lugar, había que enfrentar las mismas cuestiones que cualquier otra empresa: podríamos decir que en una asesoría se pueden dar todos los casos tratados hasta ahora A LA VEZ. También era necesario pensar un sistema de organización de la información en el sistema informático.

Acciones ante la clientela

En primer lugar, dividió su cartera de clientes de contabilidad en dos grupos:

Los que llevaban su propia contabilidad
Los que la dejaban en manos de la asesoría.

A los primeros les ofreció:

Procesar la información desde la asesoría y retornar ficheros de diario para importación a contabilidad.
Adquirir una licencia para que utilizaran Import43 de forma totalmente autónoma.

A los segundos les ofreció las siguientes opciones:

Que le enviaran por e-mail los ficheros43 para procesarlos en la asesoría
Que le diesen la clave para acceder a su cuenta y así bajarse los ficheros43 desde internet. Nota : en el acceso a bancos por Internet intervienen, al menos, dós claves distintas: la que permite el acceso a la información (ej: bajar ficheros) y la que permite disponer de los fondos (transferencias); sólo se pedía la primera.
Que solicitaran los ficheros43 en su sucursal bancaria y los remitieran a la asesoría

Ni que decir tiene que se dieron todas las opciones reseñadas, si bien en un principio la más común fue la remisión a la asesoría de los ficheros43 mediante el correo electrónico.

Actuaciones en programa de contabilidad

Las siguientes actuaciones se entienden hechas en el programa de la contabilidad de la asesoría para las empresas activas en el momento de la implantación de Import43.

Creación del grupo 5729 (Bancos, cuentas de conciliación).
Creación de subcuentas de Contrapartida por Defecto dentro del grupo 5729. Si los movimientos de las cuentas bancarias se registran en subcuentas que siguen el patrón 572.nn, se crearon subcuentas de conciliación siguiendo el patrón 5729.nn. Así, por ejemplo, si un movimento se imputa a la subcuenta 57200003, el apunte de contrapartida se asigna a la subcuenta 57290003
Creación, para empresas que lo requerían, del resto de subcuentas de conciliación necesarias. Vea ejemplos de ello en los casos Empresa de venta menor con sucursales yCuentas con muchos movimientos
Ajustes menores para evitar la creación de filtros redundantes en Import43. Si se contabilizan operaciones de una misma entidad financiera para más de un cliente y se crean filtros que tengan las mismas condiciones y que incluyan asignación de contrapartida distinta de la de por defecto, es conveniente que esta sea la misma para todos los clientes . De esta forma se evita tener que crear un filtro por cliente

Actuaciones en Import43

Puesto que el presente caso estudia lo ocurrido dentro de la asesoría, no se trata aquí el control de Import43 instalado en equipos de terceros.

Cuentas

Configuró las cuentas de acuerdo con las actuaciones llevadas a cabo en su plan de cuentas, es decir, Subcuenta 572.nn y Contrapartida por defecto 5729.nn para cada cuenta bancaria a procesar con Import43

Organización de los alias

El alias de cada cuenta se estableció de forma que la lista de cuentas se pudiera clasificar mediante los criterios Cliente-Entidad-Identificador. Ejemplo de Alias: ACME_BCOESPAÑA_RESERVA

Filtros

Carpetas de Filtros

Creó dos carpetas para clasificación: Filtros generales por entidades (aplicables a todos los clientes) y FiltrosClientes (específicos de cada cliente).
Filtros creados

Los Filtros generales se crearon para aplicarse a todos los clientes. Por ejemplo, los cargos de cheques o de proveedores muy extendidos (telefónicas, eléctricas, etc.).

Los Filtros específicos tienen como condición el campo CUENTA del fichero43, y secundariamente el campo ENTIDAD. Su función es asignar subcuentas específicas del cliente en el campo CONTRAPARTIDA de los asientos generados, o bien completar campos de contabilidad analítica.

Organización de las sesiones de trabajo

Pasos de una sesión de trabajo

Los pasos que siguen desmenuzan las acciones en una sesión típica de trabajo. En la práctica, para una tanda de trabajo habitual se necesitan unos cinco minutos, sin incluir el tiempo dedicado a bajar los ficheros43, que en cualquier caso es muchísimo menor que el dedicado al trasiego de extractos en papel. Sigue la relación de pasos:
1. Desde el sistema operativo: creación de una carpeta para guardar y organizar los ficheros de movimientos. Se sigue el sistema año/clientes para nombrar las subcarpeta el nombre de la fecha en formato año-mes-dia.
  Ejemplo:en la carpeta c:\Ficheros43\2008\Fulano\ se recogerán los ficheros de movimientos del cliente Fulano del ejercicio 2008 bajados de Internet.
2. Entrada en el asistente de proceso de Import43: PROCESAR FICHEROS, Iniciar Proceso, Configurar Nuevo Proceso, Siguiente
3. Carga de los ficheros de movimientos a procesar
4. Ventanas del asistente: comprobación de las cuentas presentes en los ficheros43; indicación de intervalos de fechas a contabilizar y/o NO PROCESAR cuando corresponda. Nota: en la lista de proceso cada cuenta incluye la fecha más reciente (más cercana a hoy) procesada por Import43; gracias a este campo no se pierde el control de fechas, evitándose descuadres por no importar asientos o hacerlo dos veces.
5. Ejecución del proceso desde la ventana Asistente Completado
6. Importación de los diarios generados al programa de contabilidad.

Resultados obtenidos

Reducción al mínimo de la dependencia del cliente para obtener la información, reduciéndose a cero en caso de disponer de la clave para bajar ficheros desde Internet. Los clientes van adhiriéndose al nuevo sistema, ya que a ellos tambíen les favorece.
Se contabiliza la tesorería al mismo tiempo que las facturas. Ya no hay sorpresas desagradables
Ausencia de errores de transcripción, debido a la introducción no manual de los asientos.
Ahorro de un 50% del tiempo dedicado a la contabilidad de cada cuenta
Control exacto de movimientos con incidencias o pendientes de clasificación
Mucha mayor agilidad en la detección y resolución de incidencias
Ya no es necesario archivar documentación bancaria del cliente, a quien se le solicita, de ser necesario, copia de los justificantes necesarios: recibos-factura, liquidaciones de intereses, etc.

Conclusiones

Esta asesoría mejoró notablemente las prestaciones de su departamento contable: pudo absorber más trabajo y con mejor calidad que hasta la implantación de Import43. Incluso aunque un cliente llevase su propia contabilidad podía aprovechar las ventajas de Import43, con lo que la asesoría podía prestarle mejores servicios en el terreno fiscal, al disponer de una contabiliad más confiable. Además empezó a presionar a los clientes reticentes, subiendo sensiblemente los honorarios a quienes no estaban dispuestos a aceptar el sistema de Import43 a pesar de serles manifiestamente necesario. Como en todos los casos: Import43 permite hacer más con menos.